AI рецепционист за хотел

Защо хотелът губи резервации по телефона

В малкия хотел и в къщата за гости рецепцията не е на телефона по цял ден: човекът е при гости, чисти стая или е излязъл. Гостът, който търси къде да отседне, често звъни на няколко места и продължава със следващия номер, ако никой не вдигне. Това важи и за обажданията вечер и от чужбина.

Втората загуба е в записването. Запитването се записва на листче, без дати или брой гости, и после се губи време да се звъни обратно само за да се попитат основните неща.

Какво се случва, когато гост се обади

Илюстрация на разговор (не е запис от реален гост):

• Гост звъни вечерта и пита за свободна стая за две нощувки в края на месеца.
• Асистентът пита за датите, броя гости и дали има деца или домашен любимец.
• Пита за предпочитания: тип стая, закуска, паркинг.
• Отговаря от записаните условия на хотела: час за настаняване, условия за отмяна, адрес.
• Записва име и телефон и казва кога рецепцията ще потвърди.
• На сутринта рецепцията има запитване с всичко нужно и може да отговори с наличност и цена.

Асистентът не потвърждава резервация, а подготвя запитване, което рецепцията потвърждава.

Какво записва асистентът

Какво не прави

• Не потвърждава резервация и не гарантира стая. Записва запитване, а потвърждението е на рецепцията.
• Не казва наличност, ако не е свързан със системата за резервации на хотела.
• Не обявява цена, ако не му е даден ценоразпис. Не води преговори и не дава отстъпки.
• Не взема картови данни по телефона.
• Не решава изключения от условията за отмяна. Цитира ги такива, каквито са записани.

Свързването със системата за резервации е по-сложна интеграция, не част от основния пакет.

Втори език

Асистентът говори основно на български. За гости от чужбина е възможен втори език, а езикът се разпознава в началото на разговора. Втори език е част от пакет „По мярка“.

Как се настройва за хотел

• Видовете стаи, броят места и какво е включено, например закуска и паркинг.
• Часовете за настаняване и освобождаване.
• Условията за отмяна и предплащане, записани така, както важат за гостите.
• Дали се приемат домашни любимци, деца и групи.
• Кой на рецепцията отговаря за обратното обаждане и на кои езици.

Започнете с вечерите и часовете, когато на рецепцията няма кой да вдигне.

Какво получава екипът

След всеки разговор рецепцията получава по имейл транскрипция и кратко резюме. Запитването може да влезе и като запис в SwiftBG CRM или в календар. Запитванията по имейл се покриват от автоматизацията на имейли.

С какво е различно от гласова поща и нощен портиер

Гласовата поща оставя госта без отговор в момента, а нощният портиер е цяла работна позиция. Асистентът поема обажданията, когато никой не е на телефона. Подробно сравнение има в ръководството Какво е AI рецепционист и как работи.

Колко струва

Пакетът „Старт“ струва 149 €/мес, а настройката е от 350 €: приема запитването и праща бележка по имейл. Няколко вида обаждания, прехвърляне към рецепцията по правила и връзка с календар или CRM са в пакет „Бизнес“, 249 €/мес. Втори език и връзка със системи за резервации са в пакет „По мярка“, от 399 €/мес. Цените са без ДДС, а пълният списък е на страницата с цени.

Как да започнете

• Запишете за две седмици колко обаждания пропускате и в кои часове.
• Запишете условията, на които гостите най-често питат: настаняване, отмяна, паркинг.
• Започнете с вечерите и часовете, когато няма кой да вдигне.
• Позвънете сами и поискайте стая, както би направил гост.
• Добавете втори език, ако получавате обаждания от чужбина.

Кога не си струва

Ако рецепцията е на телефона през цялото време и почти няма обаждания извън работно време, асистентът няма да се изплати. Не е подходящ и когато хотелът приема резервации само през платформи, а по телефона почти никой не звъни.