AI рецепционист за медицински център

Защо регистратурата не смогва с телефона

Регистратурата прави едновременно няколко неща: посреща пациенти на гишето, оформя документи и вдига телефона. Когато пациент стои пред нея, обаждането остава без отговор. Същото става вечер и през почивните дни, когато центърът е затворен. Пациентът, който не се свърже, често търси друг център.

Асистентът не заменя регистратурата. Той стои на телефона, докато тя е заета, и ѝ оставя подреден списък, вместо да я връща към пропуснатите обаждания.

Какво се случва, когато пациент се обади

Илюстрация на разговор (не е запис от реален пациент):

• Пациент звъни в 19:30 и иска час за преглед.
• Асистентът пита при кой специалист и дали е първи преглед, или контролен.
• Пита кой ден и час му е удобен и записва две-три възможности.
• Пита за името и телефона и дали часът е за самия него, или за друг.
• Казва, че регистратурата ще се обади за потвърждение, и затваря.
• Сутринта регистратурата има списък с готови заявки и потвърждава часовете по реда им.

Асистентът пита за вида преглед, не за оплакванията. Здравните подробности остават за лекаря.

Какво записва асистентът

Какво не прави

• Не дава медицински съвети и не оценява състояние. Не пита за симптоми и оплаквания.
• Не казва резултати от изследвания и не разкрива информация за пациенти. Приема съобщение и го оставя на регистратурата.
• Не потвърждава час, ако не е свързан с календара на центъра. Тогава записва желанието, а регистратурата потвърждава.
• Не обявява цена на преглед, ако не му е даден ценоразпис.
• При обаждане за спешен случай не го оценява. При настройката се задава правило първо да насочи към 112.

Колко малко здравна информация се събира по телефона е решение на центъра. Основният сценарий не записва нищо повече от вид преглед, удобно време, име и телефон.

Как се настройва за медицински център

• Специалностите и кои прегледи се записват по телефона.
• Работното време на центъра и на отделните кабинети.
• Какво се казва за цена, адрес, паркиране и подготовка, ако е записано в настройките.
• Към кого се насочват спешните и неясните обаждания.
• Какво асистентът не казва на непознат по телефона.

Започнете с извънработното време и с обажданията, които регистратурата пропуска в натоварените часове.

Какво получава екипът

След всеки разговор регистратурата получава по имейл транскрипция и кратко резюме. С календар или CRM заявката се вижда и там. SwiftBG CRM, например, пази запитванията на едно място и не губи пациентите, които са се обадили веднъж.

С какво е различно от гласова поща и секретарка

Гласовата поща оставя пациента без отговор в момента, а секретарката работи в определени часове. Подробно сравнение има в ръководството Какво е AI рецепционист и как работи.

Колко струва

Пакетът „Старт“ струва 149 €/мес, а настройката е от 350 €: приема обажданията и праща списък по имейл. Записването директно в календара на центъра и връзката с CRM са в пакет „Бизнес“, 249 €/мес. Връзка със специализирана медицинска програма е по-сложна интеграция и се оферира отделно в „По мярка“. Цените са без ДДС, а пълният списък е на страницата с цени.

Как да започнете

• Запишете за две седмици колко обаждания пропускате и в кои часове.
• Определете какво асистентът може да казва и какво не.
• Започнете с извънработното време.
• Позвънете сами и опитайте да запишете час.
• Разширете, когато сте доволни от списъка, който получава регистратурата.

Кога не си струва

Ако регистратурата вдига всяко обаждане и пациентите рядко звънят извън работно време, асистентът няма да се изплати. Не е подходящ и за кабинет, при който всеки разговор е дълга лична консултация.