AI рецепционист за счетоводна кантора

Защо телефонът в кантората се превръща в проблем

Телефонът на счетоводната кантора не звъни равномерно. Около сроковете за деклариране обажданията идват наведнъж, точно когато счетоводителите работят с най-голямо внимание и всяко прекъсване струва време. Извън тези периоди пък се губят обажданията на нови клиенти: човек, който търси кантора, обикновено звъни на няколко и остава при първата, която отговори.

В двата случая решението е едно и също: някой да вдига, да записва и да подрежда, без счетоводителят да става от документите.

Три вида обаждания, три различни пътя

• Нов клиент пита за обслужване. Асистентът събира нужното за първа оферта и го праща на този, който прави офертите.
• Съществуващ клиент има въпрос или съобщение. Асистентът не отговаря по същество, а записва за какво е и го насочва към отговорния счетоводител.
• Спешно обаждане, например клиент, получил писмо от институция. То се маркира като спешно и стига до човек веднага, а не в края на деня.

Илюстрация на разговор с нов клиент (не е запис от реален клиент):

• Управител на малка фирма звъни в 17:40 и пита дали кантората поема нови клиенти.
• Асистентът пита каква е фирмата (ЕООД, ЕТ, друго), дали е регистрирана по ДДС и приблизително колко документа и колко служители има месечно.
• Пита от кога иска да започне обслужването и коя услуга му трябва: текущо обслужване, заплати или регистрация.
• Записва името и телефона и казва кога ще му се обадят.
• На сутринта счетоводителят има бележка, с която може да даде първа цена, без да започва разпита отначало.

Какво записва асистентът

Какво не прави

• Не дава данъчни и счетоводни съвети. Въпрос за срок, облагане или документ се записва и отива при счетоводителя.
• Не разкрива данни за клиенти. По подразбиране не казва нищо за състоянието на нечие обслужване, само приема съобщение.
• Не обявява цена, ако не му е даден ценоразпис. Тогава записва запитването и казва, че кантората ще се обади с оферта.
• Не приема документи по телефона. Може да каже на какъв имейл да ги изпратят, ако това е записано в настройките.

Правилото за данните е решение на кантората, не на асистента. Какво може и какво не може да казва на непознат по телефона се определя при настройката.

Как се настройва за кантора

• Услугите, които предлагате, и за кои от тях давате цена по телефон.
• Кой отговаря за нови клиенти и кой за кои съществуващи клиенти.
• Работното време и по-дългото време около сроковете за деклариране.
• Какво се смята за спешно и към кого се прехвърля.
• Какво се казва на непознат и на разпознат клиент.

Започнете с извънработното време и с периода около сроковете. Там разликата се вижда най-бързо.

Какво получава екипът

След всеки разговор екипът получава по имейл транскрипция и кратко резюме, а запитването от нов клиент може да влезе и като запис в SwiftBG CRM. Така не се губи в бележник или в нечия памет.

Телефонът е само един от входовете. Обработката на фактури, сортирането на клиентската поща и чеклистът за липсващи документи са описани в AI автоматизация за счетоводна кантора, а имейлите се покриват от автоматизацията на имейли.

С какво е различно от секретар и гласова поща

Секретарят работи в определени часове и струва заплата, а гласовата поща оставя клиента без отговор в момента. Подробно сравнение има в ръководството Какво е AI рецепционист и как работи.

Колко струва

Пакетът „Старт“ струва 149 €/мес, а настройката е от 350 €. За няколко счетоводители и връзка с календар или CRM пакетът „Бизнес“ е 249 €/мес. Цените са без ДДС, а пълният списък е на страницата с цени.

Как да започнете

• Запишете за две седмици колко обаждания пропускате и колко от тях са от нови клиенти.
• Определете какво асистентът няма право да казва и към кого да насочва спешното.
• Започнете с извънработно време и с натоварения период.
• Позвънете сами като непознат и като клиент и проверете какво чувате.
• Разширете, когато сте доволни.

Кога не си струва

Ако кантората има малко клиенти и собственикът вдига всяко обаждане, асистентът няма да се изплати. Не е подходящ и когато почти всички разговори са дълги лични консултации с постоянни клиенти.